Questions et réponses pour les facilitateurs et facilitatrices éventuels

Le Programme d’apprentissage mixte (PAM) vous remercie de votre intérêt à vous joindre à son équipe dynamique de facilitateurs et de facilitatrices. Vous trouverez ci-après une liste de questions fréquemment posées par les nouveaux ou éventuels facilitateurs du PAM.

Rôles et responsabilités des facilitateurs et facilitatrices

Note sur l’utilisation du genre dans ce texte

Afin d’être le plus inclusif possible, dans ce document nous faisons référence de façon aléatoire au masculin et au féminin, ainsi qu’à la forme neutre de « personne ». Ainsi nous voulons reconnaître que parmi nos facilitatrices, nos participantEs et toutes les personnes qui participent à notre démarche, il y a des femmes, des hommes et des personnes non binaires.

Quels sont les rôles et les responsabilités des facilitatrices du PAM?

Les facilitatrices du Programme d’apprentissage mixte (PAM) travaillent avec une cofacilitatrice pour faciliter les ateliers offerts dans le cadre du PAM. Ils doivent donner un minimum de cinq (5) ateliers pour remplir leur engagement envers le PAM. Une fois que vous aurez participé à la séance d’orientation pour les facilitatrices du PAM, vous pourrez donner votre nom pour faciliter les ateliers à venir dans votre région. Les coordonnateurs régionaux (CR) de votre région constituent une équipe de facilitation avec les personnes qui ont donné leur nom pour chaque atelier.

Le PAM s’attend à ce que vous vous prépariez minutieusement pour chaque atelier. Votre préparation comprendra la communication avec les coordonnateurs régionaux, votre cofacilitatrice et les organisateurs de l’atelier du ministère. Les organisateurs coordonneront les exigences administratives et logistiques pour l’atelier et peuvent vous donner des renseignements précieux sur les apprenantEs et leurs besoins. Les cofacilitatrices ont également la responsabilité partagée de préparer les documents de l’atelier pour les apprenants.

Est-ce que tous les ateliers sont cofacilités?

Oui. Chaque atelier est cofacilité par un facilitateur représentant le syndicat et un facilitateur représentant l’employeur.

Pourquoi le PAM utilise-t-il le terme « facilitateur » plutôt que « formateur » ou « instructeur »?

Les ateliers du PAM ont été créés pour favoriser un dialogue entre les membres du syndicat et leurs superviseurs et gestionnaires. Ceux qui mènent les ateliers ne sont pas des formateurs, mais plutôt des facilitateurs d’un processus d’apprentissage. Afin de créer des occasions de dialogue et de réflexion, les méthodes de l’apprentissage expérientiel et de l’éducation populaire pour les adultes sont utilisées.

Les facilitateurs guident les apprenants dans une série d’activités qui favorisent la participation, la discussion, la réflexion, l’analyse critique et la résolution de problèmes. Les apprenantEs sont encouragéEs à puiser dans leurs connaissances et leur expérience pour découvrir des réponses et élaborer des stratégies. Les ateliers sont toujours centrés sur l’apprentissage plutôt que sur l’enseignement.

Puisque nous ne sommes pas des « formatrices » ni des « instructrices », avons-nous besoin de bien connaître les sujets des ateliers du PAM?

Bien que le PAM ne s’attende pas à ce que vous soyez un expert en la matière, vous devez acquérir une solide connaissance du sujet de l’atelier. Être à l’aise avec le sujet vous permet de mettre à profit plus efficacement les connaissances des participantEs alors que vous facilitez des activités d’apprentissage et utilisez le pouvoir des questions pour favoriser la discussion.

Afin de vous aider à approfondir vos connaissances sur le sujet et à vous préparer à la facilitation de votre atelier, les trousses d’apprentissage du PAM offrent aux facilitateurs des notes d’information, des corrigés, des documents à distribuer aux participantEs, des liens vers divers sites Web et des explications détaillées pour chaque activité d’apprentissage.

Combien de temps faut-il consacrer à la préparation?

En règle générale, le PAM conseille aux facilitateurs de compter au moins une journée de préparation pour chaque jour d’atelier. Pour un premier atelier, un minimum de deux jours de préparation pour un atelier d’un jour, et de trois jours pour un atelier de deux jours est suggéré. En pratique, le temps de préparation varie pour chaque facilitatrice et pour chaque atelier. Certains des facteurs influant sur le temps de préparation comprennent :

votre style de préparation personnel;
votre connaissance du matériel de la trousse;
si vous avez déjà travaillé avec votre cofacilitatrice;
si votre cofacilitateur a déjà donné l’atelier en question;
la quantité de documents à imprimer, etc.

De plus, pour chaque atelier, vous devrez communiquer avec les organisateurs qui pourront vous donner des renseignements généraux sur le milieu de travail. Les organisateurs sont également chargés de distribuer les Questionnaires des participants et des participantes (qui se trouvent dans chaque trousse d’apprentissage) aux participantEs et de retourner les réponses aux cofacilitateurs de l’atelier. Les réponses que vous recevrez vous permettront de recueillir d’autres commentaires des participantEs et d’autres renseignements sur leur milieu de travail. Ces renseignements vous seront également utiles lorsque vous vous préparez à présenter certains sujets d’atelier. Leurs réponses vous aideront à choisir les activités d’apprentissage ou les scénarios et les études de cas les plus appropriés pour le groupe.

Au cours d’un atelier du PAM, puis-je remettre aux participantEs des documents ou du matériel élaboré par mon propre ministère ou agence?

Non. Le contenu de tous les ateliers du PAM a été élaboré conjointement et approuvé par le syndicat et l’employeur. On s’attend à ce que les facilitateurs préservent l’intégrité des ateliers du PAM en n’utilisant que le matériel approuvé par le PAM pendant les ateliers. De plus, nous voulons assurer une prestation uniforme des ateliers à l’échelle du gouvernement fédéral et nous demandons donc aux facilitatrices du PAM de ne pas modifier le contenu des ateliers.

J’aimerais faciliter des ateliers, mais je ne souhaite pas le faire dans mon propre ministère ou organisme. Est-ce possible?

Oui. Bien que, dans certains cas, on ait demandé à des candidats de devenir des facilitateurs du PAM parce qu’un besoin de facilitation d’ateliers avait été cerné au sein du ministère ou de l’agence. Cependant, certaines facilitatrices expriment une préférence pour faciliter des ateliers hors de leur organisme, du moins au début. Étant donné que les facilitateurs soumettent leur nom pour faciliter des ateliers en particulier, les ateliers que vous facilitez dépendent de votre intérêt et de votre disponibilité.

Est-ce que j’aurai à voyager?

Dans la plupart des cas, la facilitation des ateliers se fera dans votre région d'origine. Le PAM essaie toujours de réduire au minimum les coûts liés à la planification et à la facilitation des ateliers afin de limiter le temps et les frais de déplacement dans la mesure du possible.

Si je dois voyager, qui paiera les frais?

Les salaires des facilitateurs (et les heures supplémentaires, le cas échéant) sont payés par leur ministère ou agence respectif. Tous les autres frais sont payés par le PAM (p. ex., les frais de déplacement des facilitateurs conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, la location de locaux externes pour les ateliers, l’impression et l’expédition du matériel d’apprentissage, etc.) conformément à ses lignes directrices sur les dépenses et les déplacements à l’intention des facilitateurs et

facilitatrices. Le PAM émet ses propres numéros d’autorisation de voyage (NAV) aux facilitatrices et utilise les services de l’agence de voyages syndiquée W.E. Voyages.

Qu’arrive-t-il si je dois faire des heures supplémentaires?

Puisque les salaires sont payés par votre ministère ou agence, les heures supplémentaires doivent faire l’objet d’une discussion entre vous et votre superviseur. Le PAM encourage les facilitatrices à se déplacer et à se préparer durant les heures normales de travail. En règle générale, le PAM n’offre pas d’ateliers les lundis pour permettre la préparation (et les déplacements au besoin) pendant les heures de travail.

Poser sa candidature pour devenir facilitateur

Quelle est la différence entre une facilitatrice du PAM représentant le syndicat et une facilitatrice du PAM représentant l’employeur?

Les facilitateurs du PAM qui représentent l’employeur sont des personnes qui répondent à la plupart, sinon à la totalité, des critères suivants :

a été nommé ou est approuvé par la direction de son ministère ou organisme;
peut ou non payer des cotisations syndicales, mais n’est pas un représentant syndical élu ou un militant syndical;
est à l’aise de présenter les points de vue de la direction sur les enjeux liés au milieu de travail et les présente de façon crédible.

Les facilitateurs du PAM qui représentent le syndicat sont des personnes qui répondent à la plupart, sinon à la totalité, des critères suivants :

est à l’aise d’exprimer les points de vue du syndicat;
est unE représentantE du syndicat élu ou tient un rôle au sein du syndicat;
est unE militantE qui participe régulièrement aux activités syndicales (sur une base volontaire);
s’associe aux points de vue du syndicat sur les enjeux liés au milieu de travail et est généralement perçu comme faisant la promotion de ces points de vue.

Les facilitateurs du PAM représentant le syndicat doivent-ils tenir un rôle au sein du syndicat?

Non. Si vous posez votre candidature pour faciliter avec le PAM en représentant le syndicat, vous devez être un membre en règle d’un agent négociateur et être appuyé par cet agent négociateur. Certaines facilitatrices du PAM représentant le syndicat tiennent un rôle au sein du syndicat tandis que d’autres non.

Je suis membre d’un agent négociateur autre que l’Alliance de la Fonction publique du Canada. Puis-je quand même poser ma candidature pour faciliter avec le PAM?

Oui. Depuis 2011, tous les syndiqués des ministères et des agences admissibles de la fonction publique fédérale peuvent devenir des facilitateurs du PAM.

Je ne suis pas un gestionnaire délégué. Puis-je quand même être une facilitatrice du PAM représentant l’employeur?

Oui. Certaines facilitatrices représentant l’employeur sont des gestionnaires, tandis que d’autres sont sélectionnés par leur organisation pour représenter l’employeur au sein du PAM. Les facilitateurs représentant l’employeur sont parfois membres d’un syndicat, mais ceux-ci ne doivent pas être des militants, des délégués syndicaux ou siéger à des comités syndicaux.

Est-ce possible pour un membre du personnel syndiqué d’être un facilitateur représentant l’employeur?

Oui. Beaucoup de gestionnaires de la fonction publique fédérale sont ou ont déjà été membres d’un syndicat. Les facilitatrices représentant l’employeur ne peuvent pas être présentement actifs au sein d’un syndicat, par exemple, ils ne peuvent pas y occuper un poste, siéger à des comités d’un agent négociateur ou faciliter des événements d’un agent négociateur.

Qui se qualifie comme une personne qui appuie ma demande?

Cette personne peut confirmer que le ou la candidatE sera unE représentantE crédible de l’agent négociateur ou de l’employeur. Pour les facilitateurs représentant le syndicat, cette personne sera habituellement un représentant ou un dirigeant élu du syndicat. Pour les facilitatrices représentant l’employeur, cette personne sera souvent leur gestionnaire ou superviseurE. Il peut également s’agir de quelqu’un d’autre que la personne mentionnée dans la section « gestionnaire/superviseur » du formulaire de candidature en ligne.

Lors de la sélection de la personne qui appuie la demande, les candidatEs choisissent habituellement quelqu’un qui fait la promotion active du PAM et qui peut les appuyer dans leurs efforts à titre de facilitateur. Cette personne n’est pas une référence personnelle ou qui commente les aptitudes de la personne qui pose sa candidature à devenir facilitateur, mais plutôt qui appuiera sa candidature pour devenir facilitatrice.

Pourquoi un courriel est-il envoyé au superviseur ou au gestionnaire des candidatEs?

Le succès du PAM repose sur un bassin actif de facilitateurs volontaires qui s’engagent à faciliter un minimum de cinq ateliers. Le PAM a constaté que le fait d’obtenir l’appui de votre gestionnaire ayant une solide compréhension du programme est un facteur clé pour que vous soyez en mesure de respecter votre engagement en matière de facilitation d’ateliers. Le courriel initial envoyé à votre gestionnaire et à la personne qui appuie votre demande décrit les avantages et les responsabilités se rattachant à la facilitation au PAM. Si vous êtes sélectionné et invité à une séance d’orientation pour les facilitateurs du PAM, votre gestionnaire et vous devrez signer une entente avec le PAM afin que les attentes soient claires pour tous.

Je ne souhaite pas faciliter tous les sujets du PAM. Prendrez-vous quand même ma candidature en considération?

Absolument. De nombreuses personnes qui facilitent au PAM préfèrent se limiter à un des sujets. Parfois, c’est parce qu’elles ont un intérêt ou des connaissances dans ce domaine. Dans d’autres cas, elles ont découvert qu’en se concentrant sur un sujet elles peuvent réduire leur temps de préparation et offrir des ateliers plus efficaces.

Lorsque le PAM étudie votre candidature, il examine vos préférences d’atelier afin de planifier la séance d’orientation pour facilitateurs du PAM. Une fois devenue facilitatrice du PAM, ce sera à vous de soumettre votre nom pour les ateliers que vous aimeriez faciliter. Vous pourrez toujours modifier ou mettre à jour vos préférences des sujets du PAM.

Est-ce que les militaires de la Défense nationale peuvent présenter une demande pour faciliter avec le PAM?

Le PAM reconnaît que le personnel civil et militaire est hautement intégré au sein du ministère de la Défense nationale. Un nombre important de militaires travaillent côte à côte avec le personnel civil et sous la supervision les uns des autres dans divers contextes. En fait, de nombreux membres civils du MDN sont supervisés par des gestionnaires militaires et les comités mixtes en milieu de travail comprennent du personnel militaire qui représente l'employeur au ministère de la Défense nationale.

À ce titre, les militaires peuvent soumettre leur candidature pour faciliter au PAM en représentant l’employeur, s’ils :

supervisent des employEés civils;
sont considérés comme des représentantEs de l’employeur;
ont l’appui de leur direction pour devenir des facilitateurs du PAM représentant l’employeur.

Prestation des ateliers

Comment les ateliers du PAM sont-ils planifiés?

Le syndicat et la direction à n’importe quel échelon soumettent une demande conjointe en ligne pour qu’un atelier du PAM soit tenu dans leur milieu de travail. Une fois approuvé par le PAM, l’atelier est affiché sur le site Web du PAM et les facilitatrices reçoivent un courriel sur les détails de l’atelier, tels que la date, le lieu et le sujet. Les facilitateurs sont alors invités à soumettre leur nom pour faciliter cet atelier.

Comment recrute-t-on et choisit-on les participantEs?

Les organisateurs de l’atelier (ceux qui sont responsables de la logistique de l’atelier et sont peut-être ceux qui ont demandé de le recevoir) identifient les membres du syndicat et leurs gestionnaires ou leurs superviseurs pour participer à l’atelier. Étant donné l’un des objectifs principaux de l’apprentissage mixte est d’améliorer les relations syndicales patronales dans le milieu de travail, les participantEs à l’atelier sont souvent des collègues. Les ateliers du PAM sont conçus pour encourager les participantEs à bâtir des relations, à mettre en pratique leurs aptitudes en résolution de problèmes et à déterminer des mesures qu’ils et elles peuvent appliquer conjointement en milieu de travail.

Combien y a-t-il de participantEs à chaque atelier? Devrait-il y avoir un équilibre patronal-syndical (moitié-moitié)?

En raison des approches participatives utilisées, les ateliers du PAM sont plus efficaces lorsqu’il y a entre 15 et 20 participantEs. Chaque atelier ne devrait pas dépasser 20 participantEs. Il n’est pas nécessaire d’avoir une représentation égale des employéEs et de l’employeur. Idéalement, les groupes devraient se composer d’employéEs, de représentantEs du syndicat et de représentantEs de l’employeur.

Quelles sont les responsabilités de l’organisateur et quelles sont celles des facilitateurs?

Les facilitatrices et les organisateurs collaborent pour créer des ateliers réussis. On les encourage à communiquer entre eux au début du processus de planification. Chaque atelier a deux organisateurs – un qui est identifié par le syndicat et un par le ministère ou l’agence. Les organisateurs déterminent où l’atelier aura lieu, s’occupent des repas et des rafraîchissements (s’il y a lieu), sélectionnent et recrutent des participantEs, et se chargent généralement des questions logistiques. Les organisateurs sont également chargés de distribuer les questionnaires préatelier aux participantEs, les facilitatrices recevront les résultats. Les facilitateurs sont responsables des aspects de planification de l’apprentissage et de prestation de l’atelier. Cela inclut la préparation de l’espace de l’atelier et du matériel d’apprentissage des participantEs.

Qui prépare le matériel d’apprentissage, y compris les documents à distribuer?

L’équipe de cofacilitation est responsable de tout le matériel d’apprentissage. Dans la mesure du possible, nous encourageons l’équipe de cofacilitation à imprimer dans leur milieu de travail tous les documents à distribuer. Dans certains cas, les organisateurs peuvent fournir une aide pour la préparation du matériel à distribuer, mais cette responsabilité incombe aux facilitateurs. Le PAM fournit du matériel comme des cartons d’identification et des dépliants pour l’atelier.

Comment les coordonnateurs régionaux sélectionnent-ils l’équipe de facilitation?

Pour sélectionner l’équipe de cofacilitation pour les ateliers, les coordonnateurs régionaux (CR) tiennent compte de facteurs tels que la disponibilité des facilitateurs, leur expérience de facilitation dans ce sujet, les frais de voyage ainsi que la répartition équitable des possibilités de facilitation. Chaque équipe de facilitation doit comprendre unE représentantE du syndicat et unE représentantE de l’employeur.

Il y a une exigence supplémentaire pour l’équipe de cofacilitation des ateliers sur le Respect des différences et lutte contre la discrimination. Ces équipes doivent comprendre un membre d’un groupe recherchant l’équité qui a historiquement été désavantagé dans la société canadienne. De plus, les deux membres de l’équipe de cofacilitation doivent démontrer un engagement à l’égard de l’élimination de la discrimination sous toutes ses formes et avoir de l’expérience de travail sur la diversité et la lutte contre l’oppression.

Pourquoi exigez-vous une expérience supplémentaire pour la prestation de l’atelier « Respect des différences et lutte contre la discrimination »? Que veut dire « expérience de travail sur la diversité – lutte contre la discrimination »?

La facilitation dans ce qui peut être un environnement chargé d'émotions exige une facilitation habile et un degré élevé de sensibilité et de respect. Les personnes qui facilitent cet atelier devront s’appuyer sur leurs propres connaissances et expériences pour créer un environnement sécuritaire, favorable et stimulant. Elles doivent également réagir de manière appropriée en s’appuyant sur leur propre analyse de la discrimination et de l’anti-discrimination lorsque confrontées à une dynamique de groupe difficile ou potentiellement difficile.

Un facilitateur peut avoir acquis de l’expérience en matière de diversité et de lutte contre l’oppression de plusieurs façons :

en ayant eu une expérience directe de la discrimination;
en suivant des cours et en lisant des ouvrages sur les privilèges, le racisme, l’homophobie/la transphobie et d’autres questions relatives aux droits de la personne;
en participant à un comité d’équité en matière d’emploi;
en offrant une formation sur la diversité.

Est-ce que je cofaciliterai toujours avec la même personne pour différents ateliers?

Non. Bien que certaines facilitatrices demandent de travailler en équipe pour plus d’un atelier, la plupart sont heureux de travailler avec différents cofacilitateurs.

Quelles sont les exigences pour faciliter l’atelier Santé mentale au travail?

Les personnes qui souhaitent faciliter cet atelier doivent être certifiées pour les Premiers soins en santé mentale. Lorsque vous cofaciliterez cet atelier pour la première fois, vous ferez partie d’une équipe de facilitation de trois personnes. Vous pouvez également participer à cet atelier en tant que participantE à part entière. Si vous souhaitez être prisE en compte pour faciliter cet atelier, veuillez contacter vos coordonnateurs régionaux.

Quand je facilite un atelier, quel type de congé dois-je prendre?

Lorsque vous facilitez un atelier, vous n’êtes pas en congé. Vous travaillez, même si vous n’êtes pas à votre lieu de travail habituel. Si vous devez vous déplacer pour faciliter un atelier, vous devrez remplir un formulaire d’autorisation de voyager avec l’approbation de votre direction pour des fins de protection d’assurance. Le PAM n’a pas besoin d’une copie de votre formulaire rempli.

Perfectionnement de facilitation et soutien

Que puis-je attendre de la formation et du perfectionnement?

Toutes les facilitatrices éventuelles du PAM suivront une séance d’orientation pour la facilitation du PAM d’une durée de cinq jours. Au cours de la séance d’orientation, les facilitateurs sont initiés aux méthodes d’apprentissage expérientiel et sont familiarisés avec deux trousses d’atelier du PAM, dont l’une sera utilisée pour faire un exercice de facilitation.

Pour le premier atelier après la séance d’orientation, les coordonnateurs régionaux vont généralement jumeler les nouveaux facilitateurs avec unE ayant plus d’expérience au PAM.

À l’occasion, des séances pratiques sont tenues dans chaque région pour les facilitatrices actives afin de leur faire connaître de nouvelles trousses d’apprentissage ou pour leur permettre de perfectionner leurs aptitudes. La communauté des facilitateurs du PAM est également une source importante de soutien. La section protégée du site Web du PAM, spécifique aux facilitateurs, contient des listes des coordonnées d’autres facilitateurs du PAM et nous vous incitons à échanger des idées et du matériel avec eux. Vous y trouverez également les trousses d’apprentissage et d’autres outils que vous pouvez télécharger.

J’ai déjà beaucoup d’expérience en facilitation. Dois-je quand même assister à la séance d’orientation de facilitation du PAM?

Oui. Le PAM exige que toutes les facilitatrices éventuelles assistent à la séance d’orientation. La session est conçue expressément pour l’apprenant adulte en utilisant l’approche expérientielle. Les participantEs à la séance d’orientation se familiarisent avec les méthodes de facilitation du PAM grâce à une série d’activités facilitées qui s’appuient sur l’expérience vaste et variée des participantEs.

Puis-je utiliser une activité d’un atelier du PAM pour un événement ou une réunion dans mon milieu de travail (p. ex. réunion d’équipe, retraite, comité local sur un sujet lié à l’atelier)?

Le contenu des ateliers du PAM et les activités d’apprentissage ont été élaborés pour les besoins des ateliers du PAM avec la participation conjointe des syndicats et des employeurs. Chaque activité d’apprentissage est conçue dans le cadre d’un objectif d’apprentissage plus vaste et ne devrait pas être menée seule, à l’extérieur du contexte d’un atelier du PAM.

On s’attend à ce que les facilitateurs du PAM préservent l’intégrité des ateliers du PAM en n’utilisant les activités, le matériel et les documents du PAM que dans le contexte des ateliers ou des événements approuvés du PAM. Pour obtenir l’autorisation d’utiliser le matériel du PAM, veuillez communiquer avec les coordonnateurs régionaux du PAM de votre région.

J’ai d’autres questions. Avec qui devrais-je communiquer?

Si vous avez des questions générales sur le PAM, veuillez communiquer avec vos CR. Si vous avez des questions techniques lorsque vous remplissez le formulaire de candidature, veuillez communiquer avec nous au 613-560-2595 ou à jlp-pam@psac-afpc.com.